Les jours et semaines défilent et le mois de décembre arrive à grands pas. 

Et avec lui, la neige, le froid mais pour beaucoup d’entre vous il s’agira également de votre entretien annuel ou pour autrement dit d’évaluation des compétences professionnelles. 

Ce rendez-vous privilégié avec votre gestionnaire est l'occasion de faire le point sur l'année écoulée. 

Et on ne va pas se mentir, 2020 a été une année particulière, c’est bien loin d'avoir été un long fleuve tranquille. 

Cette rencontre peut être l’occasion de savoir si la pandémie a changé votre vision et vos attentes vis-à-vis de ce moment particulier, et plus globalement de votre travail. 

En temps de crise, le stress et l’anxiété sont des réponses normales aux nombreux changements dans nos organisations. La situation exceptionnelle liée au COVID-19 impose d’adapter l’entretien annuel afin qu’il puisse être réalisé à distance. 

• Comment préparer son entretien annuel? 

• Comment conduire l'échange à distance avec les membres de son équipe?

• Quelles sont les bonnes pratiques à privilégier dans ce contexte?

Voici quelques pistes pour réaliser l’entretien annuel d’évaluation à distance

✔ La rencontre doit être prévu suffisamment en avance

En tant que gestionnaire, vous devez absolument prévoir cette rencontre suffisamment à l’avance et demander au collaborateur de le préparer. L’idéal est d’envoyer votre document préparatif un mois avant à votre collaborateur et de lui demander de revenir vers vous pour fixer la rencontre pour convenir d’une date idéal en fonction de vos emplois du temps respectifs.

Même si l’échange par visioconférence vous semble moins formel qu’un échange réalisé en personne, il n’en reste pas moins  que cette rencontre doit être préparée tout autant par le gestionnaire que par le collaborateur. L’entretien d’évaluation est ainsi une discussion qui se prépare et qui doit répondre à un objectif précis : est-ce que votre collaborateur est toujours motivé pour remplir ses missions? 

✔ Poser les bonnes questions 

C’est un moment privilégié où vous pouvez accordez du temps et de l’attention à vos collaborateurs et leur offrir votre écoute. En effet, cette période d'incertitude est plus propice au stress et le manque de temps et d’écoute des responsables est un facteur de démotivation. 

Vos équipes ont besoin d’être entendu aussi, c’est le moment idéal de leur poser les bonnes questions pour les faire avancer sur leurs problématiques professionnels.

En effet, questionner pertinemment votre interlocuteur vous permet de comprendre le sens profond d'un besoin exprimé par ce dernier. Un simple "pourquoi ?" ouvre la porte à un dialogue nourri. Un "comment ?" lève un doute ou un malentendu. Ainsi, questionner vous aide à mieux comprendre et d’avoir de meilleurs clés pour aider vos équipes. 

Rappelez-vous que vous n’avez pas toujours des réponses à la réalité de chacun, mais si vous questionnez, vous pouvez aider à trouver des solutions.

Par ailleurs, le questionnement ouvre également la porte de la créativité, il libère la pensée et favorise l'innovation. L’objectif est de mieux se comprendre pour pouvoir mieux travailler ensemble.

En tant que gestionnaires, cette échange peut être l'opportunité d’aller questionner vos collaborateurs sur :

• les mesures que vous pouvez mettre en place afin de vous assurer le bien-être psychologique de vos employés?

• comment maintenir la mobilisation et l'esprit d'équipe dans ce nouveau contexte de travail? Quels éléments doivent être inclus dans la mise en place d'une politique de télétravail cohérente?

✔ Soyez bienveillant et attentif

Certains employés peuvent être totalement désorientés par leurs conditions de confinement d’une part, mais aussi par le télétravail d’autre part. Il va falloir vous montrer attentif et bienveillant envers vos collaborateurs qui peuvent se trouver dans une situation psychologique difficile.

Même si l’année du collaborateur s’était relativement mal passée, et que les résultats n’étaient pas au rendez-vous, vous devez tenir compte des conditions actuelles hors du commun et ne pas adopter une attitude brutale envers votre collaborateur. Pour certains, le confinement et la crise sanitaire exceptionnelle que nous vivons actuellement peuvent être très difficiles à vivre. Si votre seul mot d’ordre doit être la bienveillance, cela ne doit pas vous empêcher pour autant de dire les choses objectivement et de faire un bilan de l’année en soulevant les points de progression du collaborateur, même importants. Le tout sera de le faire avec écoute, empathie et objectivité !

✔Adaptez votre communication à l’entretien vidéo à distance

Les modalités de communication en visioconférence ne sont pas les mêmes que lors d’une rencontre physique classique. Se faire comprendre par caméra interposée est un exercice difficile : alors que la communication orale ne représente que 20% de la compréhension d’un message, l’absence de gestuelle constitue un frein considérable à la compréhension du discours. En entretien à distance, vous devez simplifier la façon dont vous présentez les choses, ne pas hésiter à les répéter et surtout vous assurez que la personne a bien compris le contenu de votre message. Vous ne disposez plus de la palette d’outils de communication habituelle, soyez vigilant au ton et aux mots utilisés pour limiter le risque d’incompréhension entre vous et le collaborateur. Vous pouvez par exemple reformuler et poser une question de verrouillage pour valider l'accord de votre interlocuteur, cela permet de s'assurer de la bonne compréhension de chacun. 

Assurez-vous également que rien de viendra dérangez votre échange, en cette période de télétravail, certaines personnes sont contraintes de partager leur espace de travail avec leur partenaire. Essayer de trouver un espace silencieux pour ne pas être interrompu.

✔ Conclure votre échange sur une entente

Si vous souhaitez des collaborateurs motivés, cette échange doit se conclure sur une entente, comme par exemple, une demande de formation, le souhait de travailler sur un nouveau projet, d’avoir de nouveaux outils. Cela permet de faire le point sur ce souhait de progresser ensemble et de faire le bilan de cet échange et de conclure sur une mise en action.

Et vous, quelles actions avez-vous mis en place afin de vous de faciliter cet échange pour vos rencontres de collaboration? 

Mathilde Quentin, Happy-Cultrice RH

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