Le temps est l'une des ressources les plus précieuses que nous possédons.
La manière dont vous gérez votre temps peut faire la différence entre le succès et la stagnation. Dans un monde en constante évolution, il est crucial de maximiser chaque moment pour atteindre nos objectifs et réaliser nos rêves.
Dans cet article, nous explorerons quelques stratégies efficaces pour optimiser votre temps et ainsi augmenter vos chances de réussite.
Avant, avec la proximité physique que nous avions, il était assez facile de voir et ressentir l’état émotionnel de vos collaborateurs, mais demain comment continuer à garder cette proximité malgré la distance?
Partout les entreprises dont l’activité le permet se sont mises à travailler à distance avec leurs collaborateurs pour limiter la propagation du virus.
La majorité d’entre elles n’étaient pas prêtes à vivre une telle crise et continuent à ajuster leur organisation du travail au fil de l’eau. Mais une phase télétravail contraint, sans préparation et parfois avec une culture d’entreprise qui n’est pas adaptée présente des défis uniques. Surtout pour les dirigeants, les managers en première ligne et la fonction RH. Zest maîtrise ces enjeux de travail à distance et nous vous partageons ici quelques conseils pour s’en sortir rapidement.
Il existe de nombreuses règles orales et tacites dans chacune de vos organisations. Avec la distance beaucoup de ces règles doivent changer et vous devez mettre en place de nouvelles manières de communiquer. Par exemple, quel est l’équivalent d’une «tape sur l’épaule» lorsque vous travaillez à distance ? En tant que manager, il est important de rétablir ces points de contacts très tôt pour assurer une communication efficace au sein de votre équipe.
Et ça passe par la digitalisation des outils !
Asana : pour la planification et gestion de projet
Slack : pour les conversations internes par thématiques et en quasi instantané
Zoom : pour faire des réunions vidéo
Zest : pour mesurer le niveau de stress, faire des points réguliers, suivre les objectifs et partager des idées
Google Drive ou Dropbox Paper : pour travailler sur des documents en ligne en mode collaboratif
Figma : pour faire du design en ligne en mode collaboratif
Discord : pour meeting audio en continu
Attention, mettez des limites dans vos pratiques de communication, valoriser la déconnexion (lire l’article)
Les membres de votre équipe ne peuvent pas venir dans votre bureau à tout moment pour échanger sur les projets en cours. C’est pourquoi il est très important de maintenir vos rituels managériaux ou mettre en place des points réguliers avec eux.
Par exemple, chez Zest toute l’équipe a l’habitude de se retrouver pour un “stand up” chaque début de semaine et de faire des points par pôle une fois par semaines au minimum. Aujourd’hui nous sommes passés à 2 Stand up meetings en vidéo et des points par équipes tous les deux jours. Cela permet d’assurer une transition plus fluide vers un travail à distance en full time.
Nous utilisons Zest pour écouter le ressenti de nos équipes.
Le partage de l’humeur monitore en temps réel et créé un système d’alerte.
Des sondages réguliers sur l’impact du Coronavirus aident au diagnostic et au suivi par population.
Et permettent en quelques heures d’alimenter les décision stratégiques ou opérationnelles et de vérifier leur compréhension auprès de tout le monde.
Les points réguliers nous permettent aussi :
d’échanger sur les ressentis sur lesquels le collaborateur s’exprime
faire des feedbacks et passer à l’action
AsanaSlackAsanasondages réguliers sur AsanaZoomZestDropbox PaperGoogle DriveFigmaDiscordécouterDiscordLa définition et le suivi collaboratif des objectifs, ainsi que les points réguliers permettent un pilotage et une collaboration opérationnelle efficace.
Pour en savoir plus sur comment on vous accompagne à relever ces challenges en temps de crise via un package de gestion de crise c’est par ici.
Développez la créativité de vos équipes, aidez-les à “penser hors de la boite”
Des réunions d’équipes en vidéo, avec des outils comme Zoom largement démocratisé depuis le début de la crise. Cela vous permettra de recréer du lien et d’établir un contact visuel le plus proche d’une interaction en personne. N’hésitez cependant pas à alterner avec des appels classiques car le cadre vidéo n’est pas idéal pour tout le monde et peut créer à la longue une certaine forme de lassitude.
L’outil Discord est la façon la plus simple de communiquer par voie orale que nous avons pu expérimenter. Nous l’utilisons également à la manière de « pause café virtuelle » pour échanger en équipes et recréer du lien.
Vous ne pouvez pas être en réunion tout le temps avec votre équipe – et vous ne devriez pas non plus – alors mettez en place une communication asynchrone. Mais lorsque vous posez une question, ne vous attendez pas à une réponse immédiate.
Des outils comme Zest, Google Drive ou Dropbox Paper vous permettent une communication asynchrone avec votre équipe. Au lieu de réserver une réunion pour discuter d’un problème, pourquoi ne pas travailler ensemble sur un document partagé ? Vous pouvez demander une réponse, un commentaire ou encore faire des suggestions. Et tous les contributeurs ont accès simultanément aux mêmes informations.
Ensemble, vous pouvez arriver à mener certains projets à bien, sans jamais avoir à organiser de réunion.
Commencez à tout enregistrer dans un endroit accessible par votre équipe. Nous utilisons Dropbox pour cela, mais même un dossier Google Drive fonctionnera.
Par exemple, dans certaines organisations ils enregistrent leurs réunions “ all hands “ et les diffusent sur une chaîne privée de Youtube pour garder un historique.
Cette période est stressante pour tout le monde. Faites preuve de patience et d’empathie et essayez de mettre en place des rituels amusants pour votre équipe. Un peu de légèreté fera du bien à tout le monde ! Profitez de ces opportunités pour construire et renforcer la relation avec votre équipe.
“Random coffee” sur Slack vous attribue des Buddy de pause café chaque jour ! Sur le même principe, les apéro visio en fin de journée sur Zoom pour se changer les idées, encore une fois largement démocratisé.
Chez Zest, on utilise aussi notre application pour suggérer de nouvelles idées!
Et sur Dropbox Paper, c’est notre responsable Produit qui a mis en place un document pour partager des ressources pour faire du sport, se détendre, se cultiver… Chacun met à disposition ses idées pour se divertir en dehors des heures de travail !
Nous espérons que ces éléments pourront vous aider à gérer la crise plus sereinement et commencer à instaurer une culture du travail à distance sur le plus long terme si besoin.
« Plus de 300% de progression pour le téléchagement de certaines applications! »
D'après une étude, le nombre de téléchargements de l'application mobile de Microsoft Teams a bondi de 305 % uniquement en France durant la semaine du 8 mars dernier, quand ceux de l'application de visioconférence Zoom et de Google Hangouts Meet ont progressé de 155 % et 160 %.. De quoi donner des idées aux structures qui ne les auraient pas encore adoptés.
Prenez soin de vous et de vos équipes.
Philippe Zinser, Happyculteur RH
Vous aimeriez en savoir plus, consultez notre site ou contactez-nous.
Pour beaucoup de manager voir leurs collaborateurs consulter leur cellulaire pendant leurs heures de travail est énervant, exaspérant, voire inacceptable! Mais qu’en est-il des courriels, textos et/ou appels des gestionnaires aux membres de leurs équipes en dehors des horaires de travail habituels?
Nous avons tous besoin de flexibilité, mais tout élastique a son seuil de rupture!
Comment savoir ce qui est acceptable au sein de votre organisation?
Que faire lorsque vous recevez un ou des messages professionnels hors périodes normales de travail? Cela est-il aussi valable pour les messages personnels au travail?
Faut-il y répondre? Comment cela est perçu? Cela fait-il partie de la culture d’entreprise?
Essayons d’y voir plus clair!
Certains pays comme la France, ils ont intégré « Le droit à la déconnexion » au Code du travail (normes du travail) pour combattre ce phénomène. Serons-nous obligés d’en arriver là un jour?
« instaurer de nouvelles règles de « savoir-vivre » à distance »
Demain, un très grand nombre de collaborateurs vont être amenés à travailler à distance et comme pour leurs gestionnaires, il faudra instaurer de nouvelles règles de « savoir-vivre » à distance.
Certains vous parleront de bon sens tout simplement! Mais le bon sens de certains n’a pas forcément de « bon sens » pour d’autres!
Alors, pour éviter les frustrations, les incompréhensions, établissez en équipe des règles claires, précises et ajustez-les collectivement si besoin!
Attention, vous êtes dirigeant, vous devrez montrer l’exemple, sinon cela ne fonctionnera pas!
N’oubliez jamais que…
« montrer l’exemple, ne se délègue pas! »
Quelques recommandations et conseils :
Pas de communication* avant ou après les heures normales de travail avec une tolérance acceptée d’une heure de manière exceptionnelle (1)!
Vous écrivez en dehors des heures, tout en respectant l’heure de « tolérance » acceptée de ne pas avoir de réponse!
Vous n’avez pas de réponse par courriel, texto, etc. n’envoyez pas d’autres messages via tous les autres supports, cela pourrait devenir du harcèlement à moins que la vie d’une personne en dépende!
Vous ne voulez pas oublier d’envoyer votre message? Pas de problème, Microsoft a tout prévu « programmer l’envoi de votre courriel pendant les heures de travail le lendemain!»
L’entreprise ne cautionne pas les communications en dehors des horaires de travail. Elle peut donc être moins tolérante sur les appels, textos, Facebook privés sur le temps de travail… dans le cas contraire, il y a un problème de cohérence!
Les conséquences à ne pas respecter ce GBS(2)
Amplification du stress
Sentiment d’urgence par tous et tout le temps. Difficulté de différencier une urgence d'un message important.
Risque de surmenage = Burnout!
Source de « chicanes » dans les couples, avec la conséquence d’une baisse de productivité dans l’entreprise!
À titre informatif, le gouvernement sud-coréen débranche les ordinateurs le vendredi à 19 heures, afin de s’assurer que ses fonctionnaires quittent leurs bureaux. En France la loi prévoit des amendes pouvant aller jusqu'à 30 000 $ pour les entreprises récalcitrantes.
Restons humains et bienveillants en respectant la vie de chacun, tout simplement.
Vous aimeriez en savoir plus, consultez notre site ou contactez-nous.
Philippe Zinser
Happy-Culteur RH
*Communication incluant l’ensemble des textos, courriels, appels téléphoniques, fax, nuages de fumée et pigeons voyageurs!
(1) Définition d’exceptionnel : Qui constitue une exception (entre nous, si c’est fréquent, cela ne peut pas être exceptionnel 😊!)
(2) Gros Bon Sens !
