Selon le petit Robert, communiquer signifie « être en relation ». La communication se compose de deux facettes distinctes :
1) La transmission: transmettre de l’information, au moyen de la parole, entre autres.
2) La réception : recevoir l’information, entre autres, en écoutant.
Nos modes de communication ont été chamboulés par l’arrivée des nouvelles technologies et de cette pandémie. Travailler en visioconférence est devenu pour plusieurs la seule façon de poursuivre le travail.
Avec ces nouvelles habitudes s'est aussi développé un nouveau phénomène, la fatigue Zoom, qui fait référence au logiciel de vidéoconférence qui engendre une baisse d’attention et donc une écoute de moindre qualité.
Pourtant nous le savons, la communication est un pilier essentiel dans une équipe de travail pour mobiliser ses collaborateurs autour d’objectifs communs, d’une vision qui suscite la fierté, la confiance et l’enthousiasme.
Alors comment amener les membres de vos équipes à mieux communiquer, à mieux collaborer et à échanger leurs idées, tout en leur permettant de gagner un temps précieux et d’être plus performants en cette période et particulièrement à distance?
Découvrez dans cet article 5 pistes pour améliorer votre communication d’équipe:
📌 1 Avoir un environnement propice à la communication
Être indisposé par le bruit, la chaleur, une connexion internet qui ne fonctionne pas est un frein à l’échange. Par exemple, vous pouvez assister à un concert avec les meilleurs musiciens mais si la qualité du son est de mauvaise qualité vous allez avoir moins de plaisir à profiter de ce moment et vous allez ressortir fatigué. En équipe c’est la même chose, combien de fois avez vous assisté à des micros mal réglés en vidéoconférence, à des vidéos qui fonctionnent mal. Cela freine la qualité de nos échanges car nous sommes interrompus en permanence et cela nous demande deux fois plus d’effort pour se concentrer.
Il est donc recommandé de donner la possibilité de s'exercer à utiliser l'application avant une premiere rencontre, car les premiers essais peuvent s’avérer stressants pour ceux qui connaissent moins bien le fonctionnement des logiciels de visioconférence.Il est important également de choisir un lieu qui sera propice au calme pour éviter les bruits de fond. De plus, il est préférable d’accomplir une seule tâche à la fois même si la tentation est grande. Inutile d’accomplir des tâches ménagères tout en écoutant une présentation ou de lire ses mails en même temps qu’une réunion. Mieux vaut se consacrer pleinement à l’activité pour permettre une écoute active et une concentration optimale.
📌2 Utilisez le temps à bon escient - le café du lundi matin
Les pauses café semblent parfois être distribuées un peu au hasard dans certaines entreprises, avec les membres d’une même équipe effectuant leurs pauses à des horaires différents. Pourquoi ne pas envisager de revenir au « bon vieux temps », quand la pause café était organisée à un horaire fixe chaque jour. Tout le monde déposait alors ses outils et se rendait à la cantine autour d’une tasse de café pour faire le bilan de la journée.
Désormais avec la distance, il faut planifier ces petits rituels qui sont nécessaires car ils permettent de diffuser des messages informels. Que pensez-vous de programmer chaque lundi matin un café d’équipe pour célébrer le début de la semaine et les défis en cours.
📌3 Faire des pauses
La situation actuelle de confinement nous oblige souvent à passer de longues périodes devant un écran, ce qui engendre de la fatigue. Notre corps doit s’adapter physiquement et particulièrement au niveau visuel à cause de la lumière que dégage l’écran.
On sait que, cognitivement, après 50 minutes de concentration sur un même objet, le cerveau se fatigue et perd sa concentration et plus nous avons une baisse d'attention, moins notre écoute est de qualité.
Il est donc recommandé de prendre une pause toutes les 50 minutes, comme de regarder au loin ou de se lever.
📌4 Profiter des vertus de la formation
La communication ça s’apprend et cette compétence se développe par la compréhension des mécanismes de la communication et par de la pratique.
Assister à une session de formation prend du temps, demande des efforts et coûte de l'argent, mais d’après une étude de Warkentin and Beranek, les employés qui ont reçu une formation en communication d’équipe sont ceux qui améliorent le mieux leur capacité à interagir entre collaborateurs.
La communication représente 100% de nos interactions et plus de 80% des malentendus en entreprise. Chez Patrimoine RH nous proposons différentes formations inter et intra entreprises permettant de développer les bons réflexes pour de meilleurs échanges et une meilleure compréhensions entre vos collaborateurs.
📌5 Clarifier des rôles et responsabilités
Des instructions manquant de clarté et des incompréhensions sont fréquemment la cause de nombreux problèmes dans le milieu professionnel. Si le membre d'une équipe ne sait pas exactement ce qu'on attend de lui, il aura probablement du mal à exécuter sa tâche correctement.
En clarifiant les rôles et les responsabilités de chacun, vous surmontez un des premiers obstacles à l'amélioration de votre communication d’équipe. Attention, les organisations sont en évolutions et en métamorphose permanentes, il est important de faire le point régulièrement avec les équipes pour mettre à jour la répartition des tâches de chacun.
Que vous ayez à travailler avec une équipe à distance ou dans un bureau, une bonne communication est un des facteur primordial pour la réussite d’une entreprise. En effet, la meilleure façon d’augmenter son efficacité et sa productivité, c’est justement de mobiliser ses équipes autour d’objectifs communs, d’une vision qui suscite la fierté, la confiance et l’enthousiasme.
Comme disait Platon : « Les sages parlent parce qu'ils ont quelque chose à dire ; les imbéciles parce qu'ils ont à dire quelque chose ».
La force d’une équipe, après tout, c’est la complémentarité des talents de ses membres grâce à une communication efficace mais ne l’oubliez pas, la communication ça s’apprend!
Et vous, qu'avez-vous mis en place pour améliorer la communication de vos équipes?
Mathilde Quentin, Happy-Cultrice RH
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